¿Qué es el outsourcing o externalización?

El outsourcing es el proceso por el que una empresa subcontrata a otra una parte de su proceso de negocio para que éste se pueda llevar a cabo de forma más eficiente y más efectiva liberándose de la realización de tareas que no domina o que consumen grandes recursos, para dedicarse a su core business.

La contratación externa de servicios y procesos de negocio es cada vez más habitual, sencillo y asequible, sobre todo para empresas emergentes y de pequeña estructura.

El objetivo de contratar los servicios externos es optimizar los costes de las operaciones y ganar eficiencia, para dedicarnos sólo a nuestra actividad principal.  Subcontratar parte de nuestras actividades nos permite acelerar algunos procesos, como sucede con la internacionalización de la empresa y la gestión de la actividad internacional.

La externalización de la actividad internacional

Actualmente hay empresas y profesionales que dan servicio de outsourcing en cada fase de la internacionalización, desde la prospección de clientes internacionales, a la negociación y contratación internacional, actividades de marketing, promoción y ventas.

El mundo digital ofrece la posibilidad de disponer de múltiples herramientas gratuitas o de muy bajo coste. Hoy es posible llegar a la información clave para acceder a los mercados y a los clientes internacionales de una forma más asequible y democrática. Tradicionalmente, por motivos de costes y estructura, sólo empresas de gran tamaño han podido acceder a los mercados internacionales.

Las áreas de prospección, marketing, promoción y captación de clientes o apertura de canales de venta son susceptibles de externalización por medio de traders o especialistas en desarrollo de negocio, o con herramientas que facilitan los contactos internacionales, como los marketplaces, herramientas de marketing digital como las redes sociales y sistemas para gestionar la venta online a través de herramientas de eCommerce CMS.

Una vez hecha la venta, en especial en negocios B2B, también es posible subcontratar algunos servicios para realizar la parte de trámites y documentación técnica y sanitaria (para el caso de productos alimentarios) y la  gestión operativa de las ventas internacionales, es decir, la gestión del personal back office y customer service para la logística, seguimiento de operaciones y preparación de documentación para envíos.

Los beneficios principales obtenidos en la externalización de las actividades internacionales es incrementar las exportaciones y ganar en eficiencia operativa, sin necesidad de dedicar grandes recursos financieros, mientras no se consiga un crecimiento sostenible en la empresa.

Así, las VENTAJAS INMEDIATAS de la externalización son:

    -Optimización de los procesos: al externalizar y automatizar las actividades repetitivas, los procesos son más eficientes.

    -Reducción del tiempo dedicado a las tareas que no aportan valor. La empresa de outsourcing está especializada en esas tareas que requieren un sistema o     automatización.

    -Completar trabajos de gran valor a coste asequible: gracias a la focalización y estandarización de la empresa de outsourcing.

    -Ahorro de costes: de estructura, de personal y de tiempo, al usar herramientas digitales optimizadas para información y gestión de tareas.

Outsourcing 2.0: herramientas en cada fase de la internacionalización

Tal como se puede leer en nuestro post Guía de tecnologías para el comercio internacional, hay tecnologías facilitadoras y herramientas para cada etapa de la internacionalización.

Estas tecnologías y herramientas cada vez son más accesibles y fáciles de usar, tanto para el personal interno de la empresa, como para la empresa o profesional que realiza el trabajo. Proporcionan trabajos de gran valor para la empresa, o JTBD (Jobs to be done) a un coste muy bajo ofreciendo un gran encaje entre las necesidades y la solución adecuada.

Este tipo de trabajos que es posible subcontratar sin perder el control de nuestras operaciones, suponen actividades importantes que pueden significar una gran frustración en el desempeño de los KPIs del departamento de logística y exportación.

Nos permiten tener un resultado inmediato y control total de toda la operación optimizando los procesos.

Externalización de trabajos para la gestión internacional

Algunos ejemplos concretos de externalización de la gestión internacional posibles son:

    -Apertura de mercados y captación de clientes internacionales

    -Trámites iniciales y documentación técnica de producto, homologación de plantas de producción y documentación sanitaria en origen y destino (productos     agroalimentarios)

    -Externalización de la negociación con el cliente: ayuda en la emisión de ofertas, facturas proforma, revisión de condiciones contractuales e Incoterms, agilizando     las primeras fases de la venta y la negociación.

    -Externalización de la preparación y coordinación de los envíos internacionales:

•     Análisis de la operación logística

•     Contacto con partners logísticos y empresas de transporte
  

•     Identificación de trámites y documentación necesaria
  

    -Externalización de los envíos internacionales:

•     Ayuda en la gestión y organización de los envíos y soporte en logística de la exportación
  

•     Generación de la documentación que acelera los envíos (documentación del despacho de aduanas, documentación para cartas de crédito doumentario, para     operaciones triangulares) y otras operaciones complejas.

•     Seguimiento de la operación y repositorio digital de información y documentación en la nube, para uina gestión digital de las ventas internacionales.

En Eintrade hemos creado un nuevo servicio de externalización en cada etapa de la gestión internacional: conseguimos con ayuda de nuestra aplicación mejoras radicales en los procesos comerciales, administrativos, de gestión logística, de aduanas y de documentación técnica y aduanera para los envíos de exportación.

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