El éxito en la gestión operativa de un departamento de exportación no se logra con un alto presupuesto en transporte, un equipo numeroso o una dirección brillante que implanta soluciones mediante el método ensayo y error. El éxito se logra cuando existe un conjunto de características que lo hacen más eficiente en aquello que más importa: conseguir un óptimo servicio al cliente.

La actual empresa industrial de cualquier sector debe organizar la cadena logística de materiales y el flujo de información y de documentación interna y externa de manera coordinada, dejando atrás el modelo de una logística reactiva para dar paso a una gestión logística integrada e inteligente. Este hecho se acentúa mucho más en la gestión de las exportaciones debido a su complejidad y a los múltiples factores que es necesario tener en cuenta.

Tres rasgos para un departamento de exportación optimizado

En Eintrade hemos seleccionado tres rasgos que creemos que en un futuro cercano van a ser diferenciales en un departamento de exportación. Y, sin duda, van a estar relacionados con soluciones de negocio inteligentes, con el uso de aplicaciones de gestión intraempresa e interempresa integradas para procesar la información y para aplicar la inteligencia que permita usar de manera óptima esa información:

Poner el foco en el cliente y sus necesidades. Los clientes esperan tener información inmediata sobre la oferta de materiales que hace su proveedor, necesitan que el proceso de su pedido se realice de forma rápida y sin obstáculos de comunicación y, además, esperan recibir información exacta y puntual sobre la recepción de sus pedidos. La automatización de la información que se da al cliente es clave para que el canal de comunicación siempre esté abierto.

Reducción de los tiempos de entrega que se consiguen con la automatización y la optimización de ciertos procesos logísticos relacionados con:

- la coordinación del transporte

- la emisión automática de documentos comerciales para los envíos internacionales

- el seguimiento de las ofertas, los pedidos y las entregas

- las comunicaciones con todos los partners

Así, con el software, se pueden reducir tiempos de entrega diseñando procesos más eficientes y optimizados, sin interrupciones, transparentes e integrados en todas y cada una de las etapas.Toda la información estará siempre disponible y los canales de comunicación claros y bien establecidos.

La última característica —pero no el menos importante— la coordinación de las personas del departamento y de los demás departamentos de la empresa es esencial para que formen un equipo de trabajo bien conectado y con acceso a la misma base de información. En este sentido, un software ideal debe cumplir la función de una plataforma colaborativa.

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Equipo de Eintrade