OKR,  (siglas en inglés de Objectives and Key Results), en español Objetivos y Resultados Clave, es una metodología innovadora de gestión del trabajo para monitorizar el avance de nuestras acciones en relación con los objetivos y resultados. Se inició en Intel en la década de los 90. El objetivo es el mejorar el rendimiento de las personas, y se usa a nivel interno en la empresa o departamento. El procedimiento consiste en definir objetivos y sus resultados clave entre los miembros de un equipo o departamento, para poder medir fácilmente el progreso de cada uno de ellos. A diferencia de los KPIs, que sólo muestran los indicadores que debemos medir para monitorizar el rendimiento, los OKR marcan objetivos y cómo llegar a ellos, son más ambiciosos.

Características y beneficios del uso de OKR:

Comprensibles: La definición de los objetivos y los resultados clave es muy concreta, por tanto resulta comprensible para todos los miembros del equipo.

Foco: esfuerzo más enfocado, ya que todos saben qué resultados se esperan.

Compromiso: Conocer los objetivos permite que todos adquieran una visión estratégica. De esta manera, cada uno de los individuos entiende su aportación al resultado global del proyecto.

Transparentes: Aumentan la comunicación entre las personas ya que todos conocen cuáles son los OKR.

Medibles: Los resultados clave se describen con valores cuantificables. Es fácil saber si se han alcanzado.

Pasos para seguir la metodología OKR:

1/ Fijar objetivos anuales, y por trimestre y para cada objetivo, uno o varios resultados, con 2 preguntas en mente: hacia dónde voy y cómo se que ya he llegado

2/ Definir objetivos secuenciados en el tiempo, anuales, por trimestre, y para cada objetivo , definir los resultados que se quieren obtener. De cada resultado se definirán a su vez las acciones , tácticas y tareas que debemos realizar para llegar al resultado y medir así si hemos cumplido el objetivo en cuestión.

3/ Secuenciar acciones que se van a llevar a cabo para cada objetivo y resultado clave definido, y asignar a cada miembro del equipo o departamento.

Ejemplos de OKR (objetivos y resultados clave a definir) en el área de logística internacional:

 Objetivos para 2019:

O1: Ahorrar en costes de transporte

O2: Reducir los tiempos de entrega a clientes internacionales

O3: Entrega fluida de los documentos de envío

O4: Mejorar la comunicación y relaciones con los clientes

Resultados :

KR1: No sobrepasar el coste de transporte de xxx Euros por mes

KR2: Reducción de reclamaciones de los clientes y de stocks de producto acabado en el almacén

KR3: Mayor rápidez en el cobro de las exportaciones

KR4: Reducción del número de comunicaciones sobre temas recurrentes con clientes

Acciones (definición de tácticas y tareas para cada KR):

Táctica 1: Tarea 1, 2, 3, 4....

Táctica 2 : Tarea 1,2,3,4....

La metodología OKR aplicada al Comercio Internacional

A nadie debe sorprender que la ciencia logística esté aportando de manera continuada nuevas herramientas.

Se trata de una ciencia muy nueva, que apareció a principios del siglo pasado y que ya en 1962, Peter Drucker en su artículo “El continente negro de la economía” se refería a la logística en los siguientes términos: “Sabemos que está ahí y que es grande”

Actualmente estamos viviendo, lo que los estudiosos de la logística han identificado como la 5ª etapa ⁽¹⁾: La integración de la función logística a lo largo del canal de suministro.

Es en este contexto donde debemos ubicar la metodología OKR en su aplicación al Comercio Internacional.

La aplicación de la metodología OKR, debe seguir a la estrategia previamente definida y estar plenamente alineada con la misma.

De hecho los elementos clave de la estrategia formarán parte de los objetivos que conforman el OKR.

Objetivos

Uno de esos objetivos (Objetivos O1) puede ser, perfectamente, el inicio de la actividad exportadora a lo largo del presente ejercicio.

Resultados

A continuación deberemos definir los resultados (O1 KRs), de forma concreta para que puedan medirse:

• Tres países de la Unión Europea a los que se van a exportar.

• Identificar el canal o canales de venta para cada uno de los tres países.

• Averiguar las dos ferias de nuestro sector más importante para cada uno de esos mismos tres países. Una feria será para ir como visitante (conocer a la competencia, primer contacto con distribuidores, importadores, mayoristas, etc.) y la segunda feria será para ir como expositor.

• Averiguar a través de las Oficinas de Apoyo al Comercio Internacional de nuestra zona (País, Comunidad Autónoma, provincia, departamento, Diputación,…) que misiones inversas o/y directas se van a organizar para cada uno de los tres países en el período establecido en nuestros objetivos.

• Hacerse con un listado de colaboradores (importadores, distribuidores, mayoristas, socios potenciales) para cada uno de esos países

• Presupuesto con el que se va a desarrollar las exportaciones (Por ejemplo establecer un presupuesto medio de 10.000.- € para cada una de las ferias y un remanente de 15.000.- € para acudir a una misión directa para cada país, en el caso de que se convocaran dichas misiones)

• Plazo/ plazos de tiempo para alanzar los diferentes objetivos del proceso de exportación hasta ahora descrito.

Una vez identificados los objetivos tocará describir a través de que actividades y departamentos de la empresa van a estar involucrados en cada una de dichas actividades.

Una gestión eficaz consistirá en hacer participar a los diferentes miembros de los departamentos en la realización y coordinación de los departamentos pero, de modo, que sea la dirección, la que tome las decisiones finales.

Acciones

A modo enunciativo, no exhaustivo, las definiciones de las acciones vendrían a ser:

• Contabilidad llevará el control del presupuesto.

• Márketing identificará las ferias a las que acudir y elaborará los cuestionarios que se deberán trabajar para ambos tipos de ferias. También elaborará el diseño de los trípticos y, conjuntamente con comercial elaborarán el contenido de las fichas técnicas.

• Comercial asumirá la responsabilidad de hacerse con los listados de colaboradores, importadores, mayoristas, etc. potenciales para cada uno de los países.

• Dirección asumirá el control del cumplimiento de cada uno de los procesos definidos, a través de un gráfico de Gantt y organizará las reuniones semanales de seguimiento.

 …..

Y así con todas las acciones que se vayan definiendo, a medida que se desarrollen cada uno de los resultados que se pretenda alcanzar.

Como bien puede advertirse. Este planteamiento, no se queda en la mera identificación y cuantificación de los KPIs, como hasta ahora es venía haciendo sino que baja hasta dos niveles: fijando los resultados a través de los cuales alcanzar el cumplimiento de los KPIs y distribuyendo las tareas entre toda la empresa (dirección incluida) de modo que el resultado alcanzado sea realmente el propio de un equipo de trabajo.

(1)    La integración de la función logística a lo largo del canal de suministro (2005- Actualidad )

Autores:

Francisco-Ramón Zúñiga (Zuñiga Consultores)

Cristina Picazo Alda (Eintrade)

Fotografía: Pixabay

Gráfico OKR: Eintrade