El departamento internacional sin papel

Ventajas de la gestión digital

 

El concepto de oficina sin papel (Paperless office) implica un entorno en el que el papel se ha eliminado o reducido en gran medida. Esto se hace principalmente mediante la digitalización, o conversión de documentos a formato digital. Los partidarios de la oficina sin papel hablan de beneficios como el ahorro de costes, fomento de la productividad, ahorro de espacio en gestionar y archivar papel, y facilidad para compartir información y documentación, aparte de la seguridad para guardar la información y ayudar al medio ambiente.

Esta tendencia de oficina sin papel se está imponiendo en gran medida gracias a las nuevas formas de trabajo digital, y de las nuevas metodologías ágiles cada vez más populares sobre todo en las empresas de negocio digital.

En el departamento internacional de las empresas es especialmente relevante que se trate de eliminar papel en las actividades y procesos , sobre todo para aportar organización y orden, aumentar la eficiencia y reducir los costes de las operaciones.


Entre otras ventajas de la gestión Paperless en el departamento internacional, podemos destacar las siguientes:


Ahorro de costes y tiempo

Reducción importante del presupuesto de papel, impresoras y consumibles y ahorro de tiempo en el intercambio de documentos y gestión documental entre los diferentes departamentos o con partners externos.


Menor necesidad de espacio físico para el almacenamiento de archivos y documentos

Los archivos digitales evitan los grandes volúmenes expedientes en papel, y mejor aprovechamiento del espacio


Consulta más rápida en los documentos digitales y accesibilidad a la información

Como consecuencia de la digitalización, hay más orden en la información y documentación del departamento, y una mejora en el servicio al cliente.

La accesibilidad aumenta al poder acceder a documentos e información de forma remota e inmediata.


Mejora en la colaboración y coordinación de los miembros del equipo internacional

Al disponer de un sistema digital bien diseñado y con flujos de trabajo explicitos, los procedimientos claros llevan a una mayor coordinación en el equipo y con partners externos


Trazabilidad de documentación a lo largo de una operación internacional

Los procesos y documentación del comercio internacional son especialmente complejos por el volumen de datos, información y documentos que se manejan. Con un sistema digital en lugar de papel, es posible tener trazabilidad total al proporcionar un sistema fiable y estándar.


 

Se pueden encontrar multitud de ejemplos de la tendencia Paperless en algunas aplicaciones y software en la nube, con posible aplicación al comercio internacional. El objetivo último es aportar sistemas de gestión de tareas y herramientas para crear y compartir documentos, agilizando los procesos.


La característica común de todos estos sistemas es su coste accesible, al ser aplicaciones online que no precisan instalaciones ni mantenimiento.

  • Signaturit : solución de firma electrónica que permite enviar y firmar documentos online con plena validez legal, sin necesidad de instalaciones.

  • Dropbox: almacenamiento y sincronización de archivos en línea y posibilidad de compartir archivos y carpetas con otros usuarios.​

  • Evernote: aplicación online para organización de información mediante el archivo de notas con posibilidad de guardar capturas.

  • Trello: sisitema de administración y gestión de proyectos individuales o en equipo.

  • More App: los formularios digitales son la versión electrónica de formularios de papel. Usando formularios digitales uno puede tener acceso a ellos desde cualquier lugar y momento.

  • Eintrade: digitalización de procesos logísticos y documentales para exportaciones, formularios para crear documentos y repositorio digital de la documentación.


 


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Equipo de Eintrade