Los indicadores clave de rendimiento o de desempeño — los KPIs— son una medida del nivel de desempeño o progreso de un proceso con relación a determinadas áreas de la empresa.

Estos indicadores clave nos indican si la estrategia que estamos llevando a cabo en la empresa va por el camino correcto. Normalmente, se expresan en números o porcentajes, dependen de unos objetivos fijados de antemano y necesitan ser revisados y comprobados con una mayor frecuencia que los indicadores de resultados.

En el departamento de exportación y con relación a la fase operativa, los indicadores clave KPIs, están relacionados con las actividades que se desarrollan en el área de servicio al cliente y son críticos en la fase logística por la complejidad de la operativa internacional.

Los indicadores relacionados con el servicio al cliente abarcan desde la negociación con el cliente —oferta— hasta la entrega del pedido y miden las actividades y la velocidad con que se ejecutan los diferentes subprocesos.

A continuación detallamos una lista de indicadores relacionados con la gestión de las exportaciones y la logística de transporte que resulta necesario medir para que se produzca una mejora continua del servicio al cliente.

Lista de indicadores clave, KPIs:

• tipo de canales de comunicación con el cliente
• tiempo de espera del cliente en recibir respuesta
• grado de flexibilidad y adaptación a los requerimientos del cliente
• tiempo de entrega del pedido
• información puntual al cliente sobre su pedido (plazo de entrega, envío de pro forma, información sobre el estado, documentación, etc.)
• eficiencia en la entrega de la factura y del resto de documentos de la expedición / exportación
• capacidad de respuesta a las entregas urgentes y devoluciones
• información y gestión de costos asociados a la venta, por ejemplo, al transporte de las mercancías
• calidad de los productos entregados

Para finalizar este post también recomendamos medir el grado de la coordinación y comunicación con otros departamentos de la empresa ya que afectan directamente al progreso de la exportación:

• con el departamento comercial referente a la información sobre el estado del pedido
• con el departamento financiero sobre el estado de cobro, la adecuación al medio de pago —en especial, a los medios de pago documentarios
• con el departamento de producción en el cumplimiento de las condiciones del cliente y en cuanto a las especificaciones de producto, plazo de entrega, etc.
• con el departamento de logística en el cumplimiento de los requerimientos del cliente con relación al embalaje, el empaquetado o el medio de transporte.

Los KPIs son fundamentales en la empresa, mejoran la eficiencia, aclaran responsabilidades y funciones y repercuten en el funcionamiento de la empresa con un impacto positivo y notable.

Equipo de Eintrade